Emotion Spa Magazine : interview Hervé COLLY, créateur de la solution Nymphéa

Vous avez assisté et participé à l'émergence des spas en France et à l'étranger durant ces dix dernières années avec la création du logiciel Nymphéa. Selon vous, quels sont les paramètres indispensables à la bonne gestion d'un spa ?
Hervé COLLY : Un porteur de projet spa doit prioritairement réaliser une étude approfondie du marché et établir un « business plan » précis afin de parvenir à optimiser ses coûts, à rentabiliser ses espaces et l'occupation de son personnel. Il doit avoir une vue claire des coûts afférents à chacun de ses soins et rituels afin de connaître ses prix de revient, avoir une gestion efficace de son stock pour la cabine et la boutique, une maîtrise parfaite de ses marges... Ensuite, le spa manager doit disposer de tableaux de bord précis apportant les données de synthèse relatives à la fréquentation de son spa, le comportement de ses clients, leurs attentes... Et en fonction de ces données faire évoluer sa carte de soins, ses équipements, la formation de son personnel, ses gammes de produits cosmétiques...
En bref, une gestion efficace et surtout rentable nécessite une grande clairvoyance de l'activité et de son potentiel. Le logiciel Nymphéa, au travers de ses fonctionnalités, accompagne le manager dans chaque domaine d'exploitation.

Comment accompagnez vous les spa managers dans leur fonction ?
H.C. : Sequoiasoft, avec l'expérience de près de 150 implantations dans les différentes familles de spas (de 2 à n cabines), propose différents outils et services pour faciliter l'exploitation.
La première étape comprend l'assistance à la formalisation des besoins et l'analyse préparatoire du paramétrage qui consiste à structurer dans Nymphéa la planification des ressources, la gestion client, la facturation, la traçabilité des bons cadeaux, la gestion des points fidélité, les actions marketing par mail ou SMS... selon les pratiques de l'établissement. Le but est que le spa soit rentable, l'outil informatique adapté contribue grandement à ce résultat. Nymphéa saura concentrer en un seul et même lieu toutes les informations stratégiques du Spa et générera des statistiques, extractions, graphiques, pour une vue synthétique de l'activité et de son évolution.
Le Responsable doit obligatoirement savoir comment son spa va progresser dans 6 mois, 1 an, 3 ans... et réfléchir aux directions qu'il souhaite prendre.
La seconde étape de l'accompagnement est l'installation assurée par nos collaborateurs maîtrisant l'activité de l'établissement. Ils assureront également la formation des utilisateurs (conventionnée par les organismes de formation), et l'assistance d'exploitation 365 jours par an.
Sequoiasoft, en tant qu'éditeur, a la capacité de répondre à des demandes d'évolution complémentaires mutualisées ou spécifiques.

Quels développements ont été dernièrement ajoutés à NYMPHEA pour accroître la rentabilité des spas ?
H.C. : En observant le comportement de la clientèle en parallèle de notre activité de gestion hôtelière et de résidences de tourisme, nous avons constaté l'engouement croissant pour l'achat en ligne.
La réservation en ligne de soins et rituels représente un réel potentiel et a de nombreux avantages : tout d'abord, elle génère des ventes supplémentaires, touche une clientèle plus large, fonctionne 7j/7 - 24h/24, et surtout réduit le temps dédié à la vente directe au sein du spa. Conscients de l'intérêt d'un tel vecteur de commercialisation, nous avons créé E-Nymphea, un module de réservation en ligne fonctionnant en temps réel. Les internautes ont accès au module à partir du site internet du spa, ils choisissent le soin ou rituel, réservent selon les disponibilités et règlent en ligne. Les prestations commandées sont enregistrées dans Nymphéa et automatiquement affectées sur le planning du Spa en temps réel.
Nous avons également enrichi Nymphéa de nouveaux modules, comme la gestion de SMS. Cette nouvelle fonctionnalité offre la possibilité d'envoyer, entre autre exemple, un SMS de confirmation à l'ensemble des clients ayant un rendez-vous dans les prochaines heures. Ce SMS « intelligent » renseigne son destinataire de la date, l'horaire, le nom du thérapeute et le type de soin réservé ; le SMS peut être agrémenté d'une offre promotionnelle ou de la présentation d'une nouveauté. Cette option réduit considérablement les oublis de rendez-vous et les retards ; elle écourte le temps consacré à l'accueil : le client a déjà toutes les informations en mains, c'est un vrai atout dans le service client.
Un processus de gestion de liste d'attentes avec alerte, un module de fidélité avec impression de carte membre, une solution de contrôle d'accès, ont été récemment intégrés aux nombreuses fonctionnalités existantes.
En dernier lieu, le logiciel Nymphéa dispose d'un module de gestion de l'activité Fitness répondant aux besoins de réservation des cours collectifs.

Enfin, quelle est votre vision sur l'évolution de la gestion des Spas ?
H.C. : Les Spa Managers prennent de plus en plus conscience de l'importance d'un outil de gestion pour leur établissement. Plusieurs écoles proposent un cursus en Spa Management. Ces formations ont l'avantage de "professionnaliser" ce métier, elles incluent un apprentissage au système de gestion dédié au spa, tel que le logiciel Nymphéa. Les étudiants acquièrent ainsi une compétence informatique spécifique à leur métier, et comprennent mieux la nécessité d'un tel outil pour les aider dans leurs futures responsabilités. Cette responsabilisation va dans le sens du marché, nous assistons aujourd'hui à un changement dans le style de gestion des spa managers. Avec le dynamisme du marché et la montée de la concurrence, les spa managers devront définir un positionnement précis pour leur établissement : carte de soins, formation des masseurs, ambiance, design, gamme de cosmétiques, packages... en s'adaptant et en répondant aux attentes du segment de clientèle choisi. L'important sera de définir un concept réalisable conciliant les objectifs fixés et la rentabilité. Lae logiciel Nymphéa a été conçu dans ce sens. C'est avant tout un outil d'accompagnement à la gestion des managers : il permet entre autres d'optimiser les marges et les ressources, de réduire le temps alloué aux tâches administratives, de gérer des opérations promotionnelles...

 Par Isabelle Charrier